Veilig bestanden backup-en met Dropbox

Hoewel een applicatie/service als Dropbox niet uitsluitend raakvlakken heeft met webdesign en webdevelopment, wil ik Dropbox toch graag eren en bekender maken door er een blogpost over te schrijven. Ik merk vaak dat er makkelijk gedacht wordt over het maken van backups van bestanden, en dat er mensen zijn die problemen hebben met het synchroon houden van bestanden tussen meerdere computers. Vooral “maar ik zet mijn bestanden gewoon op een USB-stick en zet ze dan op mijn andere computer” en “ik heb toch een externe harde schijf!?” zijn veelgehoorde uitspraken. Dan heb ik het nog niet eens over diegenen die helemaal geen backups maken van hun bestanden. Voor al die mensen kan deze Dropbox een life saver zijn. Wellicht overbodig om te noemen; deze blogpost heb ik geschreven zonder eigen belang.

Wat is Dropbox precies?

Dropbox is naar eigen zeggen “software die je bestanden online en op jouw computers synchroniseert”. Hiermee legt het software-ontwikkelaar de nadruk op synchronisatie van bestanden. Verderop de Dropbox website (dropbox.com) wordt ook het backup-aspect genoemd: “doordat een copy van je bestanden wordt opgeslagen op de veilige Dropbox servers kun je deze tevens [..] benaderen door gebruik te maken van de Dropbox website”. Als dit nog te abstract klinkt, kun je je het gebruik van Dropbox het beste als volgt voorstellen: Stel; je hebt een desktop computer thuis, en een laptop die je meeneemt naar je werk/studie. Je wilt af en toe bestanden die je op je desktop computer hebt gemaakt openen en/of aanpassen op je laptop. Deze situatie kan natuurlijk ook ‘andersom’ voorkomen; je hebt een bestand op je laptop dat je wilt openen en/of aanpassen zonder dat hier USB-sticks of andere hardware media (gebrande cd’s, harde schijven etc.) aan te passen hoeven te komen. Dropbox kan hier uitkomst bieden.

Hoe werkt het?

Om simpel uit te leggen hoe Dropbox werkt, is het handig om de desktop computer (laten we deze computer iMac noemen) en de laptop (late we deze computer MacBook noemen) uit de hierboven geschetste situatie voor te stellen. Wanneer je Dropbox hebt geïnstalleerd op je MacBook en je maakt bijvoorbeeld een bestaand Word-bestand dat je opslaat in een map (die in de Dropbox map staat) op je computer gebeurt het volgende:

• het bestand wordt opgeslagen in de map op jouw harde schijf,
• het bestand wordt, zonder dat je hier iets van merkt, geupload naar de Dropbox server.

Wanneer je thuis bent en je de iMac aanzet -die met dezelfde Dropbox-account is aangemeld- gebeurt het volgende:

• er wordt een verbinding gemaakt met jouw account op de Dropbox server
• de bestanden die in de eerdergenoemde map staan worden vergeleken
• het meest recente Word-bestand wordt, zonder dat je hier iets van merkt, gedownload van de Dropbox server naar de juiste map op de harde schijf van de iMac
• het oudere Word-bestand op de iMac wordt vervangen door meest recente versie van dit bestand (welke je daarvoor op de MacBook hebt opgeslagen).

Zo simpel is het! Natuurlijk gebeurt er technisch gezien van alles, maar dit speelt zich allemaal af zonder dat jij je daar zorgen over hoeft te maken. Zoals je misschien al hebt kunnen afleiden uit het laatste onderdeel in het synchronisatie-proces, worden er verschillende versies van bestanden aangemaakt. Mocht je de versie het Word-bestand van enkele dagen (tot 30 dagen bij een gratis account) in het verleden nodig hebben, kun je deze terugvinden op de website van Dropbox, wanneer je bent ingelogd met jouw account. Hier zie je een overzicht van versies van het Word-bestand op verschillende momenten.

Dropbox leent zich ook prima voor het delen van mappen en bestanden met vrienden of collega's. Het is mogelijk iemand toegang te bieden aan slechts één map, zonder dat deze persoon toegang heeft tot jouw andere bestanden. Dit kan handig zijn wanneer je bijvoorbeeld samen met een groep vrienden of je gezin op vakantie bent geweest, en gezamelijk één map met foto's van die vakantie wil delen en uitwisselen. Hierbij is het aanmaken van een account voor de delende gebruikers van de map wel een vereiste. Het is ook mogelijk een publiekelijke map aan te maken, waarvan jij de 'eigenaar' bent en als enige bestanden aan de map kunt toevoegen. Hierbij kunnen anderen (met of zonder Dropbox-account) middels een door jou verstrekte URL de inhoud van de map inzien.

Hoe installeer je Dropbox?

Om gebruik te maken van Dropbox heb je allereerst een account nodig. Dropbox biedt drie verschillende accounts aan:

• een gratis account, waarbij je tot *2 gb server ruimte kunt gebruiken,
• een account die $ 9,99 per maand kost, en waarbij je tot 50 gb server ruimte hebt,
• een 100 gb account voor $ 19,99 per maand.

Nadat je een account hebt aangemaakt, dien je de desktop-applicatie (het 'programma') van Dropbox te installeren op je computer. Deze applicatie kun je gratis downloaden vanaf de Dropbox website. Wanneer je de applicatie hebt gedownload, wordt je bij installatie gevraagd jouw account-gegevens in te voeren. Vervolgens dien je een map aan te maken op de harde schijf van je computer. Alle bestanden die je vanaf dat moment opslaat in-, of plaatst in deze map, zullen worden geupload en gesynchroniseerd naar jouw account op de Dropbox server. Dit installatieproces dien je te doorlopen voor elke computer die je synchroon wilt houden met jouw Dropbox-account. *De gratis account biedt opslag tot 2gb aan data, wat voor de gemiddelde gebruiker meer dan voldoende is. Je vraagt je wellicht af: "wat nou als ik meer dan 2gb aan bestanden heb?" of "wat gebeurt er wanneer bestanden de 2gb in mijn Dropbox map op mijn harde schijf overstijgen?". In dat geval kun je jouw bestanden nog steeds opslaan in de map op jouw harde schijf. De synchronisatie/het uploaden van de bestanden met/naar de online Dropbox server wordt dan echter gestaakt. Dit houdt in dat je de bestanden wel kunt openen, bewerken en verwijderen vanaf de computer waarmee een nieuw bestand is aangemaakt, maar niet met de andere computer.

Waar wacht je nog op?

Wij gebruiken bij Yummygum Dropbox met veel plezier, en raden het aan iedereen aan dit ook te doen! De kleinste account (qua server-ruimte) is gratis waardoor het uitproberen van Dropbox enorm laagdrempelig wordt gemaakt. Dropbox werkt op Microsoft Windows, Apple's OSX en Linux. Een vanzelfsprekende voorwaarde voor het gebruik van Dropbox is uiteraard een internetverbinding. Mocht je trouwens jouw vrienden ook een Dropbox account aanraden, dan ontvang je gratis 250MB per aangemelde gebruiker tot een maximum van 3GB. Ga voor meer informatie/installatie van Dropbox naar de officiele website, www.dropbox.com. Om de laatste ontwikkelingen te volgen kun je Dropbox ook volgen op Twitter of Facebook.